Gruppo Rekeep: all’IRCCS Sant’Orsola un semplice badge per “liberare” oltre 600 ore da dedicare alle attività sanitarie e per migliorare la tracciabilità dei servizi

• Il Policlinico Sant’Orsola di Bologna è la prima struttura sanitaria pubblica in Italia ad introdurre la firma elettronica per certificare servizi e consegne, dalle pulizie al trasporto farmaci e pazienti;
• Oltre 300mila processi all’anno verranno regolati con un badge, liberando tempo per le attività sanitarie e migliorando la tracciabilità;
• Il progetto, che rientra nel più ampio capitolo di digitalizzazione delle attività su cui punta da tempo l’IRCCS Sant’Orsola, è stato realizzato in collaborazione con Rekeep.

Una “rivoluzione” nelle attività di gestione dei servizi integrati alla persona all’interno del Policlinico Sant’Orsola di Bologna realizzata in collaborazione con Rekeep, capofila del principale gruppo italiano attivo nell’integrated facility management, grazie a un cambiamento tanto “semplice” quanto innovativo: il passaggio, nell’attestazione del processo, dalla firma grafometrica al badge.

Un piccolo gesto se preso singolarmente, che diventa tuttavia un grande cambiamento dei processi aziendali se considerato nel suo insieme. Il Policlinico Sant’Orsola è, infatti, una complessa realtà logistica, diffusa su 32 padiglioni ed estesa su 386mila metri quadrati che, per funzionare correttamente, richiede anche una articolata serie di servizi a supporto dell’attività sanitaria.

L’esecuzione di questi servizi – dal trasporto dei pazienti da un reparto all’altro, alla sanificazione, passando per la consegna della strumentazione chirurgica e sanitaria – deve essere certificata acquisendo data, ora nome e firma del coordinatore infermieristico e fino ad oggi prevedeva una firma grafometrica apposta sul tablet dell’operatore.

A partire da febbraio sarà invece affidata al semplice passaggio del badge aziendale attraverso la tecnologia RFID: una novità che permette non solo di velocizzare i processi aziendali, risparmiando oltre 600 ore all’anno, ma che consente anche di migliorarne la tracciabilità, identificando puntualmente tanto il firmatario quanto l’orario dei servizi. La digitalizzazione dei dati così raccolti potrà, quindi, consentire un più puntale monitoraggio dell’attività svolta dai partner affidatari dei servizi di supporto all’attività sanitaria.

I servizi coinvolti. La novità interesserà tutti i processi finora regolati tramite firma grafometrica: dal trasporto dei pazienti, dei farmaci, del materiale biologico e degli ecocomponenti, della strumentazione chirurgica e sanitaria, alla sanificazione e alle attività di pulizia su richiesta, fino al servizio di lavanolo, alla verifica e sostituzione dei filtri e alla consegna del materiale igienico. In totale, oltre 300mila movimenti all’anno.

I risultati. Fin da subito il nuovo metodo di firma ha ottenuto risultati promettenti. Avviato a maggio, già luglio il nuovo progetto copriva il 16% dei processi, mentre a fine dicembre aveva già superato l’86%, registrando punte del 94% nel trasporto pazienti e del 96% nelle sanificazioni.

“La bontà della costruzione dei sistemi di Operation aziendali dipende da quali “mattoncini” si riescono ad inserire nelle fondamenta dei sistemi complessi. Siano essi master data aziendali, tecnologie innovative o colloquio tra database – commenta Diego Lauritano, Direttore della S.C. Gestione Servizi e Operation dell’IRCCS Azienda Ospedaliero Universitaria di Bologna – Policlinico di Sant’Orsola -. Nel solco della digitalizzazione dei processi, obiettivo strategico per la direzione aziendale del S. Orsola, l’ultimo “mattoncino” inserito, in ordine di tempo, è l’uso del badge aziendale per la conferma dei processi di supporto che sono fondamentali per il buon andamento delle attività sanitarie dell’azienda. È una piccola rivoluzione copernicana perché ci dà l’ownership di un dato più affidabile e rende l’esecuzione dei servizi effettuati da terzi più performante. La semplicità della soluzione non rispecchia la complessità del progetto che l’ha resa praticabile. È stato necessario coinvolgere molti e differenti attori aziendali e terzi, vincolare il progetto alla gestione dei master data aziendali, utilizzare strumenti di change management per ambienti complessi e garantire il funzionamento di molteplici interfacce informatiche”.

“In Rekeep crediamo fermamente che innovazione e nuove tecnologie siano il motore per migliorare l’efficienza e la qualità dei servizi sanitari erogati da realtà importanti e complesse come il Policlinico Sant’Orsola di Bologna. È per noi sempre motivo di grande soddisfazione contribuire alla realizzazione di soluzioni utili per offrire un servizio più efficiente e di migliore qualità. In un’epoca in cui la tecnologia è un alleato fondamentale nel settore sanitario, Rekeep sta sviluppando una serie di soluzioni all’avanguardia che dimostrano come l’innovazione possa contribuire concretamente al progresso delle strutture sanitarie e, di conseguenza, al benessere della comunità.” ha commentato Eleonora Santoro, Head of Innovation & ESG di Rekeep.